02. PLANNING

PLANNING :

• Pemilihan sekumpulan kegiatan & pemutusan selanjutnya 5W + 1H.
• Proses memetakan sasaran & memilih cara untuk mencapai sasaran
• Proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai

TAHAP DASAR

1. Tetapkan Tujuan
2. Rumuskan Keadaan Saat ini
3. Identifikasi Kemudahan dan Hambatan
4. Kembangkan Rencana untuk pencapaian tujuan

Arti Penting Perencanaan

•       Protective Benefit

•       Positive benefit

Manfaaat

•       Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

•       Memudahkan dalam melakukan koordinasi

•       Membantu penempatan tanggungjawab lebih cepat

•       Membuat tujuan lebih jelas, terperinci, dan lebih mudah dipahami

•       Meminimumkan pekerjaan yg tidak pasti

•       Menghemat waktu, usaha, dan dana

Kelemahan

•       Pekerjaan mungkin berlebihan dalam kenyataan

•       Cenderung menunda pekerjaan

•       Membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

•       Kadang hasil terbaik didapatkan oleh penanganan setiap masalah saat masalah terjadi

Hierarki Rencana

•       Rencana strategik

§  Mempertemukan organisasi dengan tujuan yang ditetapkan organisasi, dalam rangka mengimplementasikan misi perusahaan

•       Rencana Operasional

§  Rencana detail yang menjabarkan bagaimana rencana strategis dapat direalisasikan ke dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari

HIERARKHI PERENCANAAN
RENCANA OPERASIONAL

•       Single-use Plan (Rencana sekali pakai):

§  Rencana yang dikembangkan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang sangat spesifik dan tidak digunakan lagi setelah tujuan yang dimaksudkan diselesaikan

•       Standing Plan:

§  Pendekatan atau rencana yang dibakukan untuk menangani situasi yang sedang dihadapi atau diperkirakan

RENCANA OPERASIONAL-single use plan

•       Program: sekumpulan kegiatan yang memperlihatkan adanya:

–      Rangkaian langkah kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan

–      Unit organisasi atau personil penanggung jawab setiap langkah

–      Urutan dan waktu untuk setiap kegiatan

•       Proyek:

–      Bagian kecil dari program yang lingkup kerjanya sangat khusus dan waktunya cukup banyak

•       Anggaran:

–      Sumber dana yang diperlukan dalam jangka waktu tertentu

RENCANA OPERASIONAL-Standing plan

·         Uraian kegiatan yang berulang untuk menghadapi situasi yang relatif tidak berbeda

•       Kebijakan (Policy):

–      Pedoman umum daalam pengambilan keputusan yang menetaapkan apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pimpinan atau karyawan

•       Manfaat:

–      Meningkatkan efektivitas organisasi

–      Mengungkapkan personal value

–      Mengurangi konflik yang terjadi

•       Standard Procedure (SOP-Standard Operating Procedure):

–      Proses kerja yang merupakan rincian dari kebijakan

•       Aturan (Rules):

–      Pernyataan yang menjelaskan suatu tindakan spesifik harus atau dilarang dilakukan dalam suatu kondisi tertentu

Penilaian Efektifitas Rencana

1. Kegunaan

2. Obyektifitas

3. Efektifitas Biaya

4. Akuntabilitas

5. Ketepatan waktu

Hambatan dlm Perencanaan

•       Tujuan yang tidak tepat,

•       tidak memahami lingkungan dan organisasi, dan

•       tidak percaya diri.

Mengatasi Hambatan

•       Pelatihan atau bantuan untuk manajer dalam hal penetapan tujuan  dan pemahaman organisasi dan lingkungan

Referensi

• Stonner, James, A and Freeman, R. Edward. 1992. Management, Prenticep-Hall International Editions, Englewood Clifs New Jersye.
• Robbins, Stephen, R and Coulter Mary, 2005. Management, Perason Prentice Hall,Singapore