06. MANAJEMEN PERUBAHAN

DEFINISI

•        Proses mendiagnosa, mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu, kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.

MENGAPA PERUBAHAN HARUS DIKELOLA ?

•       Force Field Theory (Kurt Lewin)

   Dalam setiap perubahan selalu terdapat dua kekuatan yang saling berhadapan :

-          Force for change

-          Force against change

FORCE FOR CHANGE  : EXTERNAL FACTORS

-          Kelangkaan sumber daya

-          Peraturan Baru

-          Perubahan Perilaku konsumen.

-          Perubahan di pasar tenaga kerja

-          Tingkat suku bunga yang tinggi

-          Persaingan yang meningkat

FORCE FOR CHANGE : INTERNAL FACTORS

•       Performansi kerja yang jelek

•       Keinginan pimpinan perusahaan untuk membangun budaya baru.

•       Penerapan strategi baru: pengembangan bisnis /produk baru

•       Penerapan struktur organisasi baru

•       Penerapan teknologi baru

FORCE AGAINST CHANGE

•       Kebiasaan

•       Persepsi (Ketidakpastian akibat perubahan)

•       Ancaman terhadap kekuasaan

•       Ketidakjelasan informasi rencana perubahan

CARA MENGATASI FAKTOR PENGHAMBAT

1. Pendidikan & Komunikasi
2. Partisipasi & Penyertaan
3. Fasilitasi & Dukungan
4. Negosiasi & Kesepakatan
5. Manipulasi & Kooptasi
6. Paksaan Implisit & Eksplisit

CHANGE AGENTS

•       Adalah pelaksana perubahan atau yang bertanggung jawab sebagai pemimpin dalam pelaksanaan perubahan.

•       Bertugas mengamati, menganalisis dan memberi nasihat terhadap masalah perubahan dari semua segi dan mengembangkan solusi

•       Pihak Internal atau Eksternal

EXTERNAL CHANGE AGENTS

•       Alasan keahlian/keterampilan khusus yang dibutuhkan.

•       Kebebasan dari tanggung jawab operasional.

•       Prestise dan kemudahan membangun kepercayaan.

PROFIL CHANGE AGENTS YANG BAIK

•       Mengerti struktur, ketergantungan, fungsi dan tujuan organisasi.

•       Mengerti cara orang memandang sesuatu.

•       Memiliki kemampuan komunikasi yang baik

•       Memiliki kemampuan menciptakan iklim

•       Memiliki kepercayaan diri

•       Terbuka

MODEL PROSES PERUBAHAN

•       UNFREEZING

•       CHANGING

•       REFREEZING

LINGKUP PERUBAHAN

•       STRUKTUR

•       TEKNOLOGI

•       TEKNOSTRUKTURAL

•       ORANG

           

PERILAKU MANAJER DLM PERUBAHAN YANG SUKSES

•       Mampu membangun partisipasi bawahan

•       Mampu memimpin dengan visi kedepan

•       Mampu menjadi aliran informasi

•       Mampu mengembangkan potensi bawahan

REFERENSI

ž  Stonner, James, A and Freeman, R. Edward. 1992. Management, Prenticep-Hall International Editions, Englewood Clifs New Jersye.

ž  Robbins, Stephen, R and Coulter Mary, 2005. Management, Perason Prentice Hall,Singapore

04. ORGANIZING - STRUCTURE

PENGORGANISASIAN

—  PENGORGANISASIAN ADALAH SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN UNTUK MENGKOORDINASIKAN HUBUNGAN BERBAGAI SISTEM KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS YANG ADA DI DALAM ORGANISASI.

—  KEWENANGAN, TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TERSEBUT KEMUDIAN DIATUR DALAM SUATU STRUKTUR ORGANISASI.

ARTI PENTING PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN PENTING KARENA :

—  MENGATUR PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM ORGANISASI MELALUI STRUKTUR YANG JELAS

—  MENGKOORDINASIKAN BERBAGAI SUMBER YANG ADA DI DALAM ORGANISASI

—  MENGATUR PENGGUNAAN SUMBER-SUMBER SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF

—  MENGATUR HUBUNGAN-HUBUNGAN FORMAL YANG TERJADI DALAM ORGANISASI

Contoh Bagan Organisasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi perancangan Struktur Organisasi

—  Strategi Organisasi (chandler)

—  Skala Organisasi

—  Teknologi

—  Karyawan

Empat Pilar Pengorganisasian
(Four Building Blocks of Organizing)

1. Pembagian kerja (division of work)

2. Pengelompokan Pekerjaan       (Departmentalization)

3. Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

4. Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)

Pilar Pertama :
Pembagian kerja (division of work)

—  Pembagian Kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan)  yang mungkin saja bersifat komplek menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut

—  Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN DIVISION OF WORK

KELEBIHAN

1. BEBAN PEKERJAAN SETIAP ORANG LEBIH TERKONTROL
2. MENCIPTAKAN SPESIALISASI.
3. TUJUAN ORGANISASI DAPAT SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF TERCAPAI
4. MEMUDAHKAN KONTROL DAN STANDAR
5. PRODUKTIFITAS MENINGKAT

KEKURANGAN

1. MENIMBULKAN KEJENUHAN
2. BILA KEJENUHAN DIBIARKAN, MAKA AKAN MENGGANGGU PRODUKTIFITAS PEGAWAI (PENURUNAN PRODUKTIFITAS)

Pilar  Kedua: Pengelompokan Pekerjaan
( Departmentalization)

—  Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis

—  Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu

Beberapa pendekatan dalam Departementalisasi

l  Berdasarkan Fungsional

l  Berdasarkan Produk

l  Berdasarkan Pelanggan

l  Berdasarkan Geografis

l  Berdasarkan Proses

l  Berdasarkan Pelayanan

l  Berdasarkan alpha Numerical

Pilar Ketiga:
Penentuan  Relasi   antar   bagian   dalam Organisasi (Hierarchy)

—  Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

—  Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :

◦       Span of management control atau span of control

◦       Chain of Command

Span of management control

PRINSIP SPAN OF CONTROL MEMBERIKAN PEDOMAN PADA PARA MANAJER TENTANG KEMAMPUAN MANAJER DALAM MENGONTROL JUMLAH BAWAHANNYA. DIASUMSIKAN JIKA JUMLAH BAWAHAN SEMAKIN BESAR/BANYAK, MAKA MANAJER MEMILIKI KETERBATASAN UNTUK MENGONTROLNYA.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SPAN OF CONTROL

1. KEMAMPUAN MANAJER
2. KEMAMPUAN BAWAHAN
3. KARAKTERISTIK PEKERJAAN
4. LINGKUNGAN/SUASANA KERJA

—  Chain of command menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah.

—  chain of command  menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.

Jenis-jenis Hirarki

—  Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)

—  Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)

Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)

—  Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif

—  the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goals effectively 

—  (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

REFERENSI

ž  Stonner, James, A and Freeman, R. Edward. 1992. Management, Prenticep-Hall International Editions, Englewood Clifs New Jersye.

ž  Robbins, Stephen, R and Coulter Mary, 2005. Management, Perason Prentice Hall,Singapore

03. PEMBUATAN KEPUTUSAN

Pembuatan Keputusan

•       Proses mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan

Tipe Pembuatan Keputusan

•       Terprogram

•       Tidak terprogrm

Kondisi yang mempengaruhi pembuatan keputusan

Ø  Certainty:
Jika semua informasi yg diperlukan untuk membuat keputusan diketahui secara sempurna & tdk berubah

Ø  Risk:
Jika informasi sempurna tidak tersedia, tetapi seluruh peristiwa yg akan terjadi besarta probabilitasnya diketahui

Ø  Uncertainty:
Jika seluruh informasi yg mungkin terjadi diketahui, tetapi tanpa mengetahui probabilitasnya masing-masing

Ø  Conflict:

Jika kepentingan dua/lebih pengambil keputusan berada dlm pertarungan aktif diantara kedua belah pihak, sementara keputusan certainty, risk & uncertainty yg aktif hanya pengambil keputusan

MODEL RASIONAL
PEMBUATAN KEPUTUSAN

EVALUASI ALTERNATIF

REFERENSI

ž  Stonner, James, A and Freeman, R. Edward. 1992. Management, Prenticep-Hall International Editions, Englewood Clifs New Jersye.

ž  Robbins, Stephen, R and Coulter Mary, 2005. Management, Perason Prentice Hall,Singapore 

02. PLANNING

PLANNING :

• Pemilihan sekumpulan kegiatan & pemutusan selanjutnya 5W + 1H.
• Proses memetakan sasaran & memilih cara untuk mencapai sasaran
• Proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai

TAHAP DASAR

1. Tetapkan Tujuan
2. Rumuskan Keadaan Saat ini
3. Identifikasi Kemudahan dan Hambatan
4. Kembangkan Rencana untuk pencapaian tujuan

Arti Penting Perencanaan

•       Protective Benefit

•       Positive benefit

Manfaaat

•       Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

•       Memudahkan dalam melakukan koordinasi

•       Membantu penempatan tanggungjawab lebih cepat

•       Membuat tujuan lebih jelas, terperinci, dan lebih mudah dipahami

•       Meminimumkan pekerjaan yg tidak pasti

•       Menghemat waktu, usaha, dan dana

Kelemahan

•       Pekerjaan mungkin berlebihan dalam kenyataan

•       Cenderung menunda pekerjaan

•       Membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

•       Kadang hasil terbaik didapatkan oleh penanganan setiap masalah saat masalah terjadi

Hierarki Rencana

•       Rencana strategik

§  Mempertemukan organisasi dengan tujuan yang ditetapkan organisasi, dalam rangka mengimplementasikan misi perusahaan

•       Rencana Operasional

§  Rencana detail yang menjabarkan bagaimana rencana strategis dapat direalisasikan ke dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari

HIERARKHI PERENCANAAN
RENCANA OPERASIONAL

•       Single-use Plan (Rencana sekali pakai):

§  Rencana yang dikembangkan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang sangat spesifik dan tidak digunakan lagi setelah tujuan yang dimaksudkan diselesaikan

•       Standing Plan:

§  Pendekatan atau rencana yang dibakukan untuk menangani situasi yang sedang dihadapi atau diperkirakan

RENCANA OPERASIONAL-single use plan

•       Program: sekumpulan kegiatan yang memperlihatkan adanya:

–      Rangkaian langkah kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan

–      Unit organisasi atau personil penanggung jawab setiap langkah

–      Urutan dan waktu untuk setiap kegiatan

•       Proyek:

–      Bagian kecil dari program yang lingkup kerjanya sangat khusus dan waktunya cukup banyak

•       Anggaran:

–      Sumber dana yang diperlukan dalam jangka waktu tertentu

RENCANA OPERASIONAL-Standing plan

·         Uraian kegiatan yang berulang untuk menghadapi situasi yang relatif tidak berbeda

•       Kebijakan (Policy):

–      Pedoman umum daalam pengambilan keputusan yang menetaapkan apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pimpinan atau karyawan

•       Manfaat:

–      Meningkatkan efektivitas organisasi

–      Mengungkapkan personal value

–      Mengurangi konflik yang terjadi

•       Standard Procedure (SOP-Standard Operating Procedure):

–      Proses kerja yang merupakan rincian dari kebijakan

•       Aturan (Rules):

–      Pernyataan yang menjelaskan suatu tindakan spesifik harus atau dilarang dilakukan dalam suatu kondisi tertentu

Penilaian Efektifitas Rencana

1. Kegunaan

2. Obyektifitas

3. Efektifitas Biaya

4. Akuntabilitas

5. Ketepatan waktu

Hambatan dlm Perencanaan

•       Tujuan yang tidak tepat,

•       tidak memahami lingkungan dan organisasi, dan

•       tidak percaya diri.

Mengatasi Hambatan

•       Pelatihan atau bantuan untuk manajer dalam hal penetapan tujuan  dan pemahaman organisasi dan lingkungan

Referensi

• Stonner, James, A and Freeman, R. Edward. 1992. Management, Prenticep-Hall International Editions, Englewood Clifs New Jersye.
• Robbins, Stephen, R and Coulter Mary, 2005. Management, Perason Prentice Hall,Singapore