01-A LINGKUNGAN ORGANISASI

Definisi

Seluruh elemen yang berada baik di luar maupun di dalam sebuah organisasi dan dapat mempengaruhi sebagian ataupun keseluruhan organisasi tersebut (Stonner)

Lingkungan Organisasi

Pentingnya analisa Lingkungan Organisasi

1.    Mengetahui dan dapat meramalkan apa yang akan terjadi dimasa mendatang.

2.    Memahami dan mengantisipasi segala resiko dari kegiatan organisasi

3.    Menganalisa trend politik, sosial dan ekonomi dan faktor-faktor lainnya

4.    Menangani dan mengantisipasi lingkungan

10. KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan, menyampaikan informasi dsb, agar diketahui atau dipahami oleh orang lain

To make opinions, feelings, information etc, known Or understood by others (Longman)

Kemampuan untuk mengungkapkan keinginan, ide, perasaan, fikiran atau pendapat seseorang sehingga dapat mengerti dan dimengerti oleh orang lain.

“Proses penyampaian pesan dari Komunikator ke Komunikan melalui saluran/media dengan harapan mendapatkan umpan balik”

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

o  Komunikator/sender/pengirim

o   Pesan

o   Channel/saluran/media

o   Komunikan/Penerima/Reciever

o   Respon

KOMUNIKASI EFEKTIF

 KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL

PENGARUH BUDAYA DLM KOMUNIKASI

• Perbedaan Budaya akan  mempengaruhI keefektifan dlm berkomunikasi

• Perbedaan Bahasa dapat pula mempengaruhi keefektifan komunikasi

PERAN BAHASA DLM KOMUNIKASI

o  Bahasa adalah suatu sistem komunikasi yg terdiri dari seperangkat bunyi &  lambang tertulis yg digunakan oleh orang-orang pada suatu negara atau wilayah tertentu untuk berbicara dan menulis (Collins Cobuild)

o  Bahasa adalah :

n  Sistem lambang/tanda berupa macam-macam bunyi dipakai orang utk melahirkan pikiran/perasaan

n  Perkataan-perkataan yg dipakai oleh suatu bangsa

n  Percakapan, perkataan yg baik, sopan, tingkah laku yg baik (Purwadarminta)

Fungsi Bicara dalam Kehidupan

1. Sebagai alat melahirkan berbagai perasaan; Ungkapan kasih sayang,rasa kagum, heran, senang dsb.
2.  Sebagai alat komunikasi; memperlancar pergaulan, melahirkan gagasan, ide, kreatifitas, menambah pengetahuan dsb.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KELANCARAN/HAMBATAN BERKOMUNIKASI

o  Pengetahuan                    

o  Pengalaman

o  Intelegensi

o  Kepribadian

o  Budaya

o  Biologis;

            kelainan mulut, gagap, cadel

MACAM-MACAM BERBICARA

o  Dari segi Jarak; bicara langsung (face to face) dan tidak langsung

o  Dari segi sarana; Bicara melalui surat, tlp, radio, TV, E-Mail/Internet

o  Dari segi Tujuan; Bicara dlm seminar, raker, kampanye

o  Dari segi kedinasan; bicara soal kedinasan,

o  Dari segi bahasa; Tinggi rendahnya nada suara

o  Dari lawan bicara; satu lawan satu, satu lawan Kelompok

o  Dari segi hirarchi; atasan dengan bawahan, bawahan dengan bawahan

o  Dari segi pertumbuhan; sesuai perkembangan

TEKNIK BERKOMUNIKASI YANG EFEKTIF

o  Mendengar dengan aktif

o  Trampil dalam berbicara

o  Gaya bicara

o  Penampilan yang menarik; Pakaian, Pandangan Mata, raut muka, sikap badan, suara, tulisan, senyum, jabatan tangan, ingat nama, tulus.

Menciptakan Hubungan Baik

o  Menggunakan diskripsi/gambaran

o  Berorientasi pada pemecahan masalah

o  Spontanitas, jujur

o  Empaty

o  Meningkatkan komunikasi

o  Menggunakan diskripsi/gambaran

o  Berorientasi pada pemecahan masalah

o  Spontanitas, jujur

o  Empaty

o  Meningkatkan komunikasi

CIRI-CIRI KOMUNAKSI  TIDAK EFEKTIF

• Bertele-tele
• Malu-malu
• Marah-marah
• Maksud yg disampaikan tdk jelas
• Tersembunyi maksud pesan
• Non verbal
• Satu arah
• Tidak responsive
• Tidak nyambung
• Tidak terbuka

Jarak Individu Dlm Komunikasi
(Allan Pease, 1981)

• The Intimate Zone (Jarak Komunikasi 6-18 inc/15-45cm)
• - Bicara dengan teman dekat

•   The Personal Zone (jarak Komunikasi 18-48 inc/45-120cm)
•     - Bicara keg. Sosial dengan Teman yg kita kenal baik

 

•   The Sosial Zone (Jarak Komunikasi 4-12 feet/1,5-3,5m
•     - Bicara dengan orang asing

 

•   The Public Zone (Jarak Komunikasi >12 feet/diatas 3,5m)
•     - Bicara dengan pendengar/ Kelompok.

11. PROSES DAN METODE PENGAWASAN

PENGERTIAN

—  Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan (Schermerhorn,2002)

—  Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

TUJUAN PENGAWASAN

1.    Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.

2.    Adaptasi lingkungan

3.    Meminimalkan kegagalan

4.    Meminimumkan biaya

5.    Mengetahui kelemahan dalam pelaksanaan

Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan

1.    Terjadi penurunan pendapmatan atau profit namun tidak begitu jelas penyebabnya

2.    Penurunan kualitas pelayanan (adanya keluhan pelanggan)

3.    Ketidakpuasan pegawai (keluhan pegawai, penurunan produktifitas dll)

4.    Berkurangnya kas perusahaan

5.    Banyaknya karyawan yang menganggur

6.    Tidak terorganisasi setiap pekerjaan dengan baik

7.    Biaya melebihi anggaran

8.    Adanya penghamburan dan inefisiensi

   Proses Pengawasan

Jenis-jenis pengawasan

1.    Berdasarkan obyek  : produksi (kuantitas dan kualitas), waktu (ketepatan proses produksi), manusia (kegiatannya) dan keuangan

2.    Berdasarkan subyek : intern (vertikal, formal dari atasan ke bawahan), ekstern (sosial, informal dari luar organisasi

3.    Berdasarkan waktu : preventif (sebelum terjadi penyimpangan), represif, setelah terjadi penyimpangan,

4.    Berdasarkan cara :  inspeksi (cepat melihat kesulitan namun tak ada waktu dan merasa ketat diawasi), laporan lisan/tulisan (umpan balik nyata namun sulit membedakan kenyataan dengan pendapat, cenderung melaporkan hal positif)

METODE-METODE PENGAWASAN

Pengawasan Non-kuantitatif

Pengawasan non-kualitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan :

- Pengamatan

- Inspeksi teratur dan langsung
- Laporan lisan dan tertulis

- Evaluasi pelaksanaan.

- Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

Pengawasan Kuantitatif

Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. 

-       Anggaran

-     Audit
     Internal audit
    Eksternal audit
 .    Analisa Break-Even
 .    Analisis Rasio

Membandingkan rasio saat ini dengan rasio-rasio dimasa lalu.

Membandingkan rasio-rasio suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis

PENGAWASAN YANG EFEKTIF

1.   AKURAT

     Mengawasi kegiatan benar dan real

2.   TEPAT WAKTU

     Informasi dikumpulkan dan dievaluasi secapatnya bila korektif segera

3.   FLEKSIBEL

     Terhadap perubahan lingkungan

4.   OBYEKTIF dan INTEGRATIF

     Info mudah dipahami, obyektif dan lengkap

5. Terpusat pd Titik Pengawasan STRATEGIS

     Fokus pada aktivitas dg penyimpangan tertinggi shg bisa fatal

6.  Realistik EKONOMIS

     Biaya lbh kecil dr manfaat

7.  Realistik ORGANISASIONAL

     Sistem harus cocok HARMONIS dg kenyataan organisasi

8.  Sbg petunjuk operasional

     Menunjukkan, deteksi, koreksi

9.  Terkoordinasi dg Aliran Kerja Organisasi

     Tiap tahap pekerjaan mempengaruhi kesuksesan/kegagalan operasional perusahaan

 10. Diterima Anggota Organisasi

     Mendorong tanggungjawab dan berprestasi

Referensi :

Stoner - 

Schermerhorn - 

daiwanalbantani

9. MOTIVASI

Pengertian Motivasi

Ø  Berbagai faktor yang menyebabkan individu menyalurkan dan mempertahankan tingkah lakuknya (Stooner)

Ø  Keinginan yg terdapat pada diri seseorang individu yg merangsangnya utk melakukan tindakan 2. (GR. Terry).

Asumsi Dasar Motivasi

—  Motivasi selalu diasumsikan sebagai hal yang baik

—  Motivasi merupakan satu dari bebepa faktor yang mempengaruhi prestasi kerja

—  Motivasi perlu dilakukan penggantian secara periodik

Pandangan Klasik

Model Tradisional, Fw Taylor

—  Model ini mengisyaratkan bahwa manajer menentukan bagaimana pekerjaan – pekerjaan harus dilakukan dan digunakannya system pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja – lebih banyak berproduksi, lebih banyak menerima penghasilan.

—  Pandangan Tradisional menganggap bahwa para pekerja pada dasarnya malas, dan hanya dapat dimotivasi dengan penghargaan berwujud uang.

Model Hubungan Manusia à Elton Mayo         

—  kontak – kontak sosial karyawan pada pekerjaannya adalah juga penting dan bahwa kebosanan dan tugas – tugas yang bersifat pengulangan adalah factor – factor pengurang motivasi.

—  manajer dapat memotivasi bawahan melalui pemenuhan kebutuhan – kebutuhan social mereka.

                                                                                 

Model SDM à  Dauglas Mc. Gregor

—  Model ini menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak faktor tidak hanya uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti.

—  Para karyawan lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik. Jadi, para karyawan dapat diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan – keputusan dan pelaksanaan tugas – tugas.

TEORI ISI MOTIVASI KERJA

—  Teori Kebutuhan

—  Teori Hierarki Kebutuhan Maslow

—  Teori Motivasi ERG

—  Teori Motivasi Dua Faktor Herzberg

—  Teori Motivasi Berprestasi McClelland

Teori Kebutuhan

Maslow’s Hierarchy of Needs

ERG Theory

—  Teori ini dikemukakan oleh Clayton Aldefer.

—  Teori ini merupakan penyempurnaan dari kebutuhan yang dikemukakan oleh Maslow.

—  ERG theory dianggap mendekati keadaan sebenarnya berdasarkan fakta empiris.

Adefer’s Hierarchy of Needs

Herzberg’s Two-Factor Theory

Karakteristik Kebutuhan Mc Clelland

—  Kebutuhan prestasi (need for achievement)

—  Kebutuhan afiliasi (need for affiliation)

—  Kebutuhan kekuasaan (need for power)

TEORI MOTIVASI PROSES

—  Teori proses ini pada dasarnya berusaha menjawab pertanyaan “bagaimana menguatkan, mengarahkan, memelihara dan menghentikan perilaku individu” agar setiap individu bekerja giat sesuai dengan keinginan manajer.

—  Teori ini merupakan proses sebab akibat bagaimana seseorang bekerja serta hasil apa yang akan diperolehnya.

TEORI MOTIVASI PROSES

—  Teori Harapan (Expectancy Theory)

—  Teori Keadilan (Equity Theory)

—  Teori Pengukuhan (Reinforment Theory)

TEORI HARAPAN (Expectancy Theory)

—  Victor H.Vroom

—  Menyatakan bahwa kekuatan meotivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang ia inginkan dan butuhkan dari hasil pekerjaan itu.

TEORI KEADILAN (Equity Theory)

—  Keadilan merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat kerja seseorang, jadi atasan harus bertindak adil terhadap semua bawahannya.

—  Penilaian dan pengakuan mengenai perilaku bawahan harus dilakukan secara objektif bukan atas suka atau tidak suka.

TEORI PENGUATAN
(Reinforcement theory)

—  Teori ini didasarkan atas hubungan sebab akibat dari perilaku dengan pemberian kompensasi.

—  Sifat ketergantungan tersebut bertautan dengan hubungan antara perilaku dan kejadian yang mengikuti perilaku tersebut.

Proses Penguatan