11. PROSES DAN METODE PENGAWASAN

PENGERTIAN

—  Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan (Schermerhorn,2002)

—  Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

TUJUAN PENGAWASAN

1.    Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.

2.    Adaptasi lingkungan

3.    Meminimalkan kegagalan

4.    Meminimumkan biaya

5.    Mengetahui kelemahan dalam pelaksanaan

Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan

1.    Terjadi penurunan pendapmatan atau profit namun tidak begitu jelas penyebabnya

2.    Penurunan kualitas pelayanan (adanya keluhan pelanggan)

3.    Ketidakpuasan pegawai (keluhan pegawai, penurunan produktifitas dll)

4.    Berkurangnya kas perusahaan

5.    Banyaknya karyawan yang menganggur

6.    Tidak terorganisasi setiap pekerjaan dengan baik

7.    Biaya melebihi anggaran

8.    Adanya penghamburan dan inefisiensi

   Proses Pengawasan

Jenis-jenis pengawasan

1.    Berdasarkan obyek  : produksi (kuantitas dan kualitas), waktu (ketepatan proses produksi), manusia (kegiatannya) dan keuangan

2.    Berdasarkan subyek : intern (vertikal, formal dari atasan ke bawahan), ekstern (sosial, informal dari luar organisasi

3.    Berdasarkan waktu : preventif (sebelum terjadi penyimpangan), represif, setelah terjadi penyimpangan,

4.    Berdasarkan cara :  inspeksi (cepat melihat kesulitan namun tak ada waktu dan merasa ketat diawasi), laporan lisan/tulisan (umpan balik nyata namun sulit membedakan kenyataan dengan pendapat, cenderung melaporkan hal positif)

METODE-METODE PENGAWASAN

Pengawasan Non-kuantitatif

Pengawasan non-kualitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan :

- Pengamatan

- Inspeksi teratur dan langsung
- Laporan lisan dan tertulis

- Evaluasi pelaksanaan.

- Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

Pengawasan Kuantitatif

Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. 

-       Anggaran

-     Audit
     Internal audit
    Eksternal audit
 .    Analisa Break-Even
 .    Analisis Rasio

Membandingkan rasio saat ini dengan rasio-rasio dimasa lalu.

Membandingkan rasio-rasio suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis

PENGAWASAN YANG EFEKTIF

1.   AKURAT

     Mengawasi kegiatan benar dan real

2.   TEPAT WAKTU

     Informasi dikumpulkan dan dievaluasi secapatnya bila korektif segera

3.   FLEKSIBEL

     Terhadap perubahan lingkungan

4.   OBYEKTIF dan INTEGRATIF

     Info mudah dipahami, obyektif dan lengkap

5. Terpusat pd Titik Pengawasan STRATEGIS

     Fokus pada aktivitas dg penyimpangan tertinggi shg bisa fatal

6.  Realistik EKONOMIS

     Biaya lbh kecil dr manfaat

7.  Realistik ORGANISASIONAL

     Sistem harus cocok HARMONIS dg kenyataan organisasi

8.  Sbg petunjuk operasional

     Menunjukkan, deteksi, koreksi

9.  Terkoordinasi dg Aliran Kerja Organisasi

     Tiap tahap pekerjaan mempengaruhi kesuksesan/kegagalan operasional perusahaan

 10. Diterima Anggota Organisasi

     Mendorong tanggungjawab dan berprestasi

Referensi :

Stoner - 

Schermerhorn - 

daiwanalbantani